公共工事を担当すると、かなりの頻度で登場するのが**「工事打合せ簿」**です。
名前だけを見ると、「打合せした内容をメモしておく書類かな？」と思うかもしれません。
しかし、工事打合せ簿は単なる議事録ではありません。
工事を進めていると、
「設計図と現場が違う」
「この施工方法で進めてもいい？」
「追加の施工が必要になりそう」
「監督員から施工について指示があった」
といったことが起こります。
こうしたときに、受注者と発注者の間で何を確認し、どうすることになったのかを書面として残すために使われるのが工事打合せ簿です。
この記事では、
- 工事打合せ簿とは何か
- なぜ口頭だけではダメなのか
- 指示・協議・承諾などの違い
- 施工者は何を書くのか
- 発注者は何を確認するのか
を、公共工事に初めて関わる人にも分かるように解説します。
注意
工事打合せ簿の様式や具体的な運用は、発注機関や工事によって異なる場合があります。実際の工事では、その工事の契約図書、共通仕様書、発注機関の要領などを確認してください。
工事打合せ簿って何？
監督員さんと現場で話して、変更していいって言われたんで、それで施工しますね！
待て若柴。その話ちゃんと半年後も覚えておけるか？
……監督員さんが言ってたんで大丈夫ですよ！
そこを人間の記憶力に任せると、後で痛い目をみるぞ。
工事打合せ簿は、簡単にいえば、
受注者と発注者が、工事について確認した内容や指示・協議などを記録するための書類
です。
国土交通省の土木工事書類作成マニュアルでも、工事打合せ簿は、発注者と受注者が工事施工状況について互いに確認し、行き違いがないよう記録しておく重要な書類とされています。
公共工事では、契約時に決められた設計図書だけですべてが最後まで進むとは限りません。
実際に現場へ入ってみると、想定していなかった条件が見つかることもあります。
そんなとき、
「誰が何を言ったか」
だけではなく、
「何が起きて、何を確認し、最終的にどうすることになったのか」
を後から確認できるようにしておく必要があります。
なぜ口頭の打合せだけではダメなの？
たとえば、道路工事で側溝を施工しているとします。
設計図では側溝を10m施工することになっていました。
ところが現場を確認すると、その位置に支障物があり、施工範囲を変更する必要が出てきました。
そこで現場で、
「ここは12mにしましょう」
と話したとします。
その場では受注者も監督職員も納得しているので、問題ないように感じます。
ところが数か月後、
「どうして設計と数量が違うの？」
となったらどうでしょう。
担当者が異動したり、別の職員が検査したりすることもあります。
そこで重要になるのが記録です。
工事打合せ簿として、
- どんな状況だったのか
- 何が問題になったのか
- 何を協議したのか
- どのような結論になったのか
を残しておけば、後から経緯を確認できます。
つまり工事打合せ簿は、単に「打合せをした証拠」を残すためだけのものではありません。
受注者と発注者の認識をそろえ、工事を適切に進めるための記録と考えると分かりやすいでしょう。
「指示・協議・承諾」って何が違う？
工事打合せ簿を初めて扱うと、
指示・協議・承諾・提出・報告・通知
といった言葉が出てきます。
「全部似たような意味じゃないの？」
と思いやすいところですが、それぞれ意味があります。
まずは大まかなイメージをつかんでみましょう。
| 種類 | ざっくりしたイメージ |
|---|---|
| 指示 | 発注者から施工者へ「こうしてください」 |
| 協議 | 受発注者で「どうするか話し合いましょう」 |
| 承諾 | 申し出た内容について「それでいいですよ」 |
| 提出 | 必要な書類などを差し出す |
| 報告 | 状況や結果を知らせる |
| 通知 | 必要な事項を知らせる |
特に覚えておきたいのが、「指示」「協議」「承諾」の違いです。
指示とは？
指示は、監督職員が受注者に対して、工事の施工上必要な事項を書面で示し、実施させるものです。
イメージとしては、発注者 → 受注者です。
たとえば、現場条件を確認した結果、当初設計とは異なる方法で施工する必要があると発注者が判断し、「この内容に変更して施工してください」と受注者へ示すようなときです。
発注者側の要請で、工事数量や施工内容が変わるため、その後の設計変更につながることが多いです。
協議とは？
協議は、契約図書で協議事項として定められている内容などについて、発注者と受注者が話し合い、結論を得るものです。
現場では、受注者から発議する場面をよく見かけます。
イメージとしては、受注者 → 発注者 → 話し合って結論です。
たとえば掘削してみたところ、設計時には分からなかった既設構造物が見つかり、当初設計どおりでは施工できない可能性が出てきたとします。
受注者から、
設計図ではこのようになっていますが、現場はこのような状況です。施工方法について協議をお願いします。
と現場写真や図面などを添えて協議します。
発注者は内容を確認したうえで、
現場条件が異なるため、この内容で設計変更します
と回答する場合もあれば、
確認した結果、当初設計のまま施工してください
となる場合もあります。
つまり、協議を出した時点で設計変更が決まるわけではありません。
現場で何が起きたのか、それに対して受発注者でどのような結論を出したのか。その判断の経緯を記録として残せることも、工事打合せ簿で協議する大きな意味の一つです。
承諾とは？
承諾は、受注者から申し出た事項について、監督職員が書面で同意するものです。
イメージとしては、受注者 → 発注者 →「その内容でいいですよ」です。
協議と矢印だけを見ると似ていますが、意味は違います。
たとえば受注者が、自らの施工上の判断として、「この方法で施工したいのですが、よろしいでしょうか」と申し出て、発注者がその内容に同意するような場面です。
実務では、受注者側の都合や施工上の工夫など、発注者に設計変更を求めるものではない内容について承諾を求める場面があります。
ここで注意したいのは、発注者が承諾したからといって、設計変更まで認めたことになるわけではないという点です。
「承諾をもらったから、その費用も変更してもらえる」と考えないよう、協議との違いを理解しておきましょう。
施工者は工事打合せ簿に何を書けばいい？
では、施工者側が工事打合せ簿を作るときは何を書けばいいのでしょうか。
ポイントは、「初めて読んだ人でも、なぜこの打合せが必要になったのか分かるようにする」ことです。
たとえば、
ちょっと施工がやりづらいんで、設計変更の協議をお願いします～
これだけでは、何が起きているのか分かりませんし、監督職員も困ってしまいます。
そうではなく、
①何についての話なのか
②現場で何が起きているのか
③設計図書ではどうなっているのか
④何を確認・協議したいのか
⑤判断に必要な資料は何か
という順番で整理すると、内容が伝わりやすくなります。
必要に応じて、
- 現場写真
- 位置図
- 設計図
- 寸法
- 数量
- 現況を示す図
などを添付すると、状況を共有しやすくなります。
監督職員も設計変更の内容について、上司に説明しなければなりません。
そのための資料をあらかじめ準備できていると変更協議もスムーズにすすみ、現場が止まることもありません。
具体例｜設計図と現場が違ったらどうする？
ここまでの内容を、実際の現場をイメージしながら見てみましょう。
道路改良工事で掘削を始めたところ、設計図に記載されていない既設管が見つかったとします。
そのまま施工すると既設管に影響する可能性があります。
だからといって、施工者が自己判断で勝手に位置を変更して施工するわけにもいきません。
まず現場の状況を確認します。
そして、
- 既設管の位置
- 現場写真
- 設計図との違い
- 施工への影響
などを整理します。
そのうえで必要な手続きに沿って発注者と協議し、対応方針を決めていきます。
流れを簡単にすると、
設計図と現場が違う
↓
現場状況を確認
↓
写真・図面などで状況を整理
↓
工事打合せ簿を協議で提出
↓
発注者が内容を確認（既設管の所有者確認、移設協議、移設が難しければ施工内容の変更をコンサルと協議）
↓
施工方法を決定（既設管を移設するor施工内容をする）
↓
必要に応じて設計変更
となります。
工事打合せ簿を書けば設計変更になる？
ここまでの記事で工事打合せ簿のイメージはつかんでいただいたかと思いますが、初心者が勘違いしやすいポイントは、
工事打合せ簿を作った＝設計変更が確定した
ではないということです。
工事打合せ簿は、受発注者間で行われる指示や協議などの内容を記録するために使われる書類です。
その結果として工事内容や数量などを変更する必要があり、設計変更の手続きにつながることがありますが、必ず設計変更の対象とするという旨の文言が発注者の回答にあるのか確認しましょう。
いざ設計変更をする際にもめる原因になるので、工事打合せ簿を残すときは、その内容が設計変更の対象とする、しないという文言を双方が確認することが大切です。
発注者は工事打合せ簿の何を見る？
施工者から工事打合せ簿で協議が上がってきたとき、発注者はまず何を確認するといいのでしょうか。
**「現場条件が当初の想定と違うので、設計を変更したい」**という協議で、まず確認したいのが、
協議で示された現場条件と、当初設計で想定していた条件にどのような違いがあるのか
という点です。
施工業者さんから『現場条件が違うので設計変更してください』って協議がきました。現場写真みるとなんか大変そうなんで、変更してもいいですか？
写真がだけじゃ判断できないよ。まず本当に当初の設計どおりでは施工できないのかしっかり確認しよう。
現場の条件が違うのと書いてあるんですが、それだけじゃダメなんですか？
大事なのは“違うこと”だけじゃない。何がどう違って、その違いによってなぜ施工できないのかを見るんだ。
じゃあ、業者さんが提案してきた変更方法もそのまま採用できるわけじゃないんですね。
そう。別の方法なら当初設計のまま施工できないか、もっと合理的な方法はないかも考える。発注者は『変更したいと言われたから変更する』んじゃなくて、変更する理由と方法が妥当かを確認するんだよ。
施工者から現場条件の違いについて協議があったとき、発注者がまず確認するのは、
「当初の設計ではどのような条件を想定していて、実際の現場では何が違っているのか」
という点です。
「現場が違うので変更してください」と協議が上がってきたから、そのまま設計変更するわけではありません。
一方で、
「工夫すれば施工できるから変更しなくてもいい」
と単純に判断できるものでもありません。
発注者は、契約図書や現場の状況を確認したうえで、
現場条件の確認 → 契約上の取扱いの確認 → 必要な訂正・変更の検討 → 変更内容の妥当性の確認
という流れで考えていきます。
本当に当初設計と現場条件が違うのか
最初に確認するのは、協議の前提となっている事実です。
たとえば、
- 設計図面
- 現場写真
- 測量結果
- 地盤や地形の状況
- 既設構造物の位置
- 埋設物の位置
- 設計時に想定されていた施工条件
などを確認します。
大切なのは、「現場が違いました」という説明だけで判断しないことです。
当初設計ではどのような条件になっていたのか。
実際にはどうなっているのか。
その違いを図面、写真、測量結果などによって具体的に確認します。
たとえば、
「設計では既設水路の位置をこの場所と想定していたが、現地測量すると50cmずれていた」
というように、設計条件と実際の条件の違いを明確にするのが第一歩です。
変更が必要なら、どのように変更するのが妥当か
設計図書の訂正や変更などが必要と判断された場合、次に確認するのが、
「どのような変更内容が適切なのか」です。
たとえば施工者から、
「この構造に変更したい」
「この施工方法に変更したい」
という提案があったとしても、その方法がそのまま採用されるとは限りません。
発注者は、
- 現場条件に合った方法か
- 必要以上の変更になっていないか
- 他に合理的な方法はないか
- 必要な品質や安全性を確保できるか
- 数量はどのように変わるか
- 工事費への影響はどうか
- 工期への影響はあるか
といった点を確認します。
施工者から提出された協議は、変更内容を決定するための重要な資料の一つですが、
「施工者がこの方法を希望しているから、そのまま変更する」というものではありません。
発注者と施工者が現場条件を共有し、契約図書や技術的な条件を確認しながら、適切な対応を決めていきます。
つまり発注者は、
現場条件の違いを確認する
↓
契約上どのように扱うか確認する
↓
必要な変更内容を検討する
↓
その変更方法が妥当か確認する
という順番で考えると分かりやすいでしょう。
仮設工の変更は「指定」か「任意」かにも注意
仮設工について協議を受けた場合は、もう一つ確認したいポイントがあります。
それが、「指定仮設」と「任意仮設」の違いです。
簡単にいうと、
指定仮設は、設計図書で施工方法などについて指定されているもの
【例】複数工事で共用する仮橋、河川管理や交通など第三者との調整条件がある仮締切・仮設道路・迂 回路など受注者の裁量で変更できないもの
任意仮設は、設計図書で示された条件を満たすための施工方法を受注者の裁量で決められるもの
【例】他工事との調整がいらない工事用道路・進入路、施工ヤード、水替え、足場など
そのため、仮設工について、
「現場条件が当初の想定と異なり、予定していた仮設方法では施工が難しくなったので変更したい」
と協議があった場合には、まずその仮設が契約上どのように扱われているのかを確認します。
指定仮設の場合は、発注者が指定しているものなので、現場の状況が当初と異なる場合には、発注者側で仮設方法を再検討し、必要に応じて設計変更を行います。
任意仮設の場合は、施工方法を受注者が決めるのが基本です。そのため、受注者が予定していた方法で施工しにくくなったというだけで、直ちに設計変更の対象になるとは限りません。まずは受注者側で別の施工方法を検討することになります。
ただし、任意仮設だから絶対に設計変更にならない、という意味でもありません。
任意仮設でも、発注者は工事費を積算するために、設計図書に示した現場条件などをもとに標準的な施工方法を想定しています。
そのため、発注者が設計・積算の前提としていた現場条件と実際の現場条件が異なり、その条件では当初想定した施工ができない場合には、任意仮設であっても設計変更の対象となることがあります。
構造物を変更するなら安全性の確認も忘れない
現場条件の違いによって構造物そのものを変更する場合は、施工できるかどうかだけでなく、変更後の構造物が安全に成立するかも確認する必要があります。
たとえば擁壁なら、
- 構造物の高さや形状
- 基礎の位置や高さ
- 地盤条件
- 土圧などの荷重条件
- 周辺構造物との位置関係
などが変わることで、当初設計時の検討条件そのものが変わることがあります。
その場合、当初の安定計算や構造計算の結果をそのまま使えるとは限りません。
変更内容に応じて、必要な安定計算や構造計算、設計条件の照査などを行い、変更後の構造物が安全に成立することを確認する必要があります。
発注者だけで判断することが難しい場合には、設計を担当したコンサルタントなどへ再検討を依頼することもあります。
つまり、「現場に合わせて形を変えれば施工できる」＝「その構造で問題ない」ではありません。
構造物の設計条件に影響する変更であれば、必要な技術的検討を行ったうえで変更内容を決めることが重要です。
発注者のチェックポイント
工事打合せ簿を見るときは、書類がそろっているかだけでなく、
「当初設計と何が違う？」
→「契約上どう扱う？」
→「どのような変更が必要？」
→「その変更方法は妥当？」
→「変更後の安全性は確認できている？」と順番に考えてみましょう。
※現場条件の相違に対する取扱い、設計変更の可否、工期・請負代金額への反映、必要となる検討・照査などは、契約図書、契約約款、工事内容、適用基準、発注機関の運用等によって異なります。実際の工事では、当該工事に適用される最新の契約図書・基準等を確認してください。
まとめ｜工事打合せ簿は「話した記録」だけではない
工事打合せ簿について、最初に覚えておきたいのは、
「書類を作ること自体が目的ではない」ということです。
公共工事では、施工中にさまざまな確認や判断が発生します。
そんなとき、
何が起きたのか。
何を根拠に話し合ったのか。
受発注者で何を確認したのか。
最終的にどうすることになったのか。
これらを後から確認できる形で残しておくことが大切です。
施工者にとっては、現場の状況を正しく発注者へ伝えるための書類。
発注者にとっては、契約図書や現場条件を確認し、適切な判断につなげるための書類。
立場は違っても、目指すところは同じです。
適切な工事を完成させるために、受発注者の認識をそろえる。
工事打合せ簿は、そのための大切なコミュニケーションの記録なのです。
出典
この記事の作成にあたって、以下の国土交通省・地方整備局の資料を参照しています。
- 国土交通省 関東地方整備局｜土木工事共通仕様書
「指示」「承諾」「協議」などの用語や、公共工事を施工するうえでの基本的なルールを確認するための資料です。
土木工事共通仕様書 掲載ページ - 国土交通省 近畿地方整備局｜技術管理関係
「土木工事書類作成マニュアル」や「土木工事書類作成スリム化ガイド」などが掲載されています。
技術管理関係・各種資料 掲載ページ
※工事打合せ簿の様式や運用、設計変更の取り扱いなどは、発注機関や工事によって異なる場合があります。実際の工事では、対象工事の契約図書、共通仕様書、設計変更ガイドライン、各発注機関の最新の基準・要領などを確認してください。
コメント